Armazenamento de documentos

Já parou para pensar em quantos papéis um condomínio residencial ou comercial tende a acumular com o passar do tempo? Sabe por quanto tempo deve manter cada documento? É mesmo necessário guardar todos? A Assessoria Jurídica pode ajudar quanto a essas questões?

São vários os documentos com os quais o condomínio precisa lidar, comprovantes de pagamentos de salários, tributos, contas de água e de luz,  seguros, contratos, dados dos condôminos, manutenção financeira, plantas, convenção e regulamento interno são alguns exemplos.

A empresa responsável por prestar a assessoria jurídica poderá oferecer o serviço de guarda desses documentos e, se disponibilizar esse benefício, os documentos serão mantidos em local seguro e apropriado para que não sejam danificados. Outra vantagem é que serão acondicionados de forma organizada para que sejam de fácil localização, pois quando solicitados, o prazo para apresentação dos documentos costuma ser de entre dois e três dias. Os documentos podem ser solicitados, por exemplo, por questões de fiscalização, trabalhistas e ações judiciais (nas quais as provas documentais são imprescindíveis). Também é válido lembrar que o próprio síndico pode ser processado pelo condomínio caso este tenha que pagar uma indenização porque o síndico não disponibilizou o documento necessário para defesa.

Os documentos ficarão disponíveis para a consulta de todos os condôminos, mas o mesmo não pode ser dito sobre o deslocamento deles, sendo sensato que diante da necessidade de obtenção de algum desses documentos, o condômino leve para a casa uma cópia, assim como em qualquer caso de empréstimo dos documentos. Outra alternativa é a disponibilização dos documentos de forma digitalizada, com proteção (senhas, criptografia, etc.) e facilidade. Essas medidas devem ser tomadas, pois o extravio ou dano a qualquer desses títulos, acarretará penalização para o sindico, que é o guardião mesmo quando estão sob responsabilidade da assessoria.

O prazo pelo qual os documentos devem ser guardados varia de acordo com o tipo. Alguns ficarão guardados por uma vida, como as plantas, convenção, regulamento interno e CNPJ, outros por menos tempo. A documentação trabalhista também pode variar, visto que um funcionário tem até dois anos para fazer uma reclamação trabalhista, que poderá ser pelos últimos cinco anos de trabalho, porém, os comprovantes fiscais como FGTS e INSS tem prazo prescricional de 30 anos e devem ser armazenados por pelo menos esse mesmo tempo.

Dispomos abaixo de uma tabela com alguns documentos e prazos para informação: